VeriFactu: Digitalisierung der Rechnungsstellung in Spanien

Das VeriFactu-Regelwerk tritt in Kraft: Was man ab 2026 beachten muss

Mit dem Inkrafttreten des neuen VeriFactu-Regelwerks (Real Decreto 1007/2023) hat die spanische Steuerverwaltung verbindliche Vorgaben für die Rechnungsstellung geschaffen.

Diese betreffen alle Unternehmer und Freiberufler, die in Spanien tätig sind – auch wenn sie nur einen Teil ihrer Tätigkeit über ein Rechnungsprogramm abwickeln.

Hintergrund und Zielsetzung

Mit dem Gesetz "Ley 11/2021 – Medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal" (Gesetz über Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Steuerbetrug) wurde der gesetzliche Rahmen geschaffen, um den Steuerbetrug insbesondere im Bereich der Rechnungsstellung effektiver zu bekämpfen.

Auf dieser gesetzlichen Grundlage folgt das Real Decreto 1007/2023, das die technischen Anforderungen an die von Unternehmern und Freiberuflern eingesetzten Rechnungsprogramme festlegt.

Die Kernanliegen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Integrität und Unveränderbarkeit der Rechnungsdaten: Das System soll gewährleisten, dass ausgestellte Rechnungen und erstellte Aufzeichnungen nicht nachträglich unbemerkt verändert oder manipuliert werden können.
• Zugänglichkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit (Trazabilidad): Die Daten sollen so gestaltet und aufbewahrt werden, dass sie für die Steuerbehörde nachvollziehbar, abrufbar und prüfbar sind.
• Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse: Mit einheitlichen Formaten, sowie mit QR-Codes und elektronischen Registersätzen wird die Digitalisierung vorangetrieben – damit Rechnungs- und Buchführungssysteme moderner und transparenter werden.
• Effizientere Steueraufsicht, Verringerung von Schattenwirtschaft: Durch die neue Verpflichtung gewinnt die Steuerverwaltung schneller und zuverlässiger Zugriff auf relevante Daten – im Ergebnis soll Steuerhinterziehung erschwert und die Gleichbehandlung aller Marktteilnehmer verbessert werden.

Kurz gesagt: Das Regelwerk trägt dazu bei, die digitale Transformation der Rechnungsstellung zu beschleunigen, gleichzeitig aber auch die steuerrechtliche Sicherheit für alle Beteiligten zu erhöhen.

Wer ist betroffen?

Das Regelwerk gilt für alle Steuerpflichtigen der Körperschaftsteuer (Impuesto sobre Sociedades), der Einkommensteuer (IRPF) mit wirtschaftlicher Tätigkeit, der Einkommensteuer für Nicht-Residenten (IRNR) mit Betriebsstätte sowie für Personengesellschaften und Gemeinschaften, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.

Wann tritt die Pflicht in Kraft?

• Für Körperschaftsteuerpflichtige: ab 01.01.2026
• Für IRPF-, IRNR- und Personengesellschaften: ab 01.07.2026

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Ab diesem Zeitpunkt muss das Rechnungsprogramm den technischen Vorgaben von VeriFactu entsprechen. Das heißt:

• Jede Rechnung – egal ob vollständig oder vereinfacht – muss einen QR-Code enthalten. Dieser führt zu den Angaben der Rechnung und zur Website der spanischen Steuerverwaltung AEAT.

• Man muss sich für eine der beiden Varianten entscheiden:

A. Verifizierbare Rechnung (VERI*FACTU): Das System sendet die Rechnungsdaten automatisch an die spanische Steuerverwaltung AEAT.

B. Nicht verifizierbare Rechnung (NO VERI*FACTU): Das System speichert die Daten lokal; die spanische Steuerverwaltung AEAT kann sie jedoch jederzeit automatisiert anfordern.

Wenn derzeit kein elektronisches Rechnungsprogramm genutzt wird:

Die spanische Steuerverwaltung AEAT stellt auf ihrer Website ein kostenloses Tool zur Verfügung, über das Rechnungen direkt erstellt und registriert werden können.

Anmerkung:

Für Unternehmen, die am dem SII-System (Sistema Inmediato de Información) unterliegen, gilt die VeriFactu-Verpflichtung nicht. Solange man im SII bleibt, muss man die Vorgaben des VeriFactu-Systems also nicht anwenden.

Unsere Empfehlung:

• Sprechen Sie zeitnah mit Ihrem Softwareanbieter und lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass Ihr System VeriFactu-konform ist.

• Falls nicht, planen Sie frühzeitig den Wechsel auf ein zertifiziertes Programm.

• Wir empfehlen, die Verifizierbare Variante (VERI*FACTU) zu wählen. Sie minimiert Rückfragen der Steuerverwaltung und stärkt die Transparenz gegenüber Kunden.