Die Gesellschafterversammlungen der GmbH und der S.L. im Vergleich: Vieles ist anders als in Deutschland

Die spanische GmbH, die Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL) ist für viele Deutsche nach wie vor die geeignete Gesellschaftsform, um in Spanien geschäftlich tätig zu werden, bzw auch, um eine Immobilie zu halten. Allerdings muss man wissen, dass die Führung und Unterhaltung einer Gesellschaft eine ganze Reihe von gesetzlichen Verpflichtungen mit sich bringt, die zwingend einzuhalten sind. Hinzukommt, dass man keineswegs davon ausgehen kann, dass man die Abläufe bei der GmbH ohne weiteres auf die SL übertragen kann.

1. Allgemeines zur Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung ist sowohl bei der deutschen GmbH wie auch bei der spanischen S.L. das oberste Organ der Gesellschaft. Dort werden die wesentlichen Entscheidungen getroffen. Bei beiden Gesellschaften muss daher mindestens einmal im Jahr eine Gesellschafterversammlung stattfinden, die (u.a.) über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Gewinnverwendung entscheidet. Bei der GmbH hat diese ordentliche Gesellschafterversammlung bei kleineren Gesellschaften spätestens innerhalb von 11 Monaten nach Ablauf eines Geschäftsjahres stattzufinden, sonst innerhalb von 8 Monaten. Bei der S.L. muss die Gesellschafterversammlung allerdings zwingend schon innerhalb der erstens 6 Monate des nachfolgenden Geschäftsjahres stattfinden.

2. Die Einberufung der Gesellschafterversammlung

Bei der GmbH wie auch bei der S.L. ist der Geschäftsführer grundsätzlich für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig. Er ist sogar dazu verpflichtet, wenn ein oder mehrere Gesellschafter, die bei der S.L. mindestens 5 % des Stammkapitals vertreten, dies verlangen; bei der GmbH sind dies jedoch 10 %.

Die Ladung muss bei der S.L. 15 Tage vor der Versammlung veröffentlicht bzw. an jeden Gesellschafter zugestellt werden, bei der GmbH sind es 7 Tage. Es ist folglich mehr Zeitvorlauf notwendig als bei der GmbH.

Bei der Ladung muss zwingend angegeben werden: Name der Gesellschaft, Zeit und Ort der Gesellschafterversammlung, Angaben zur Funktion der einberufenden Person. Anders als bei der GmbH muss bei der S.L. die Tagesordnung zwingend der Ladung beigefügt werden. Bei der GmbH muss die Tagesordnung erst 3 Tage von der Versammlung bekanntgegeben werden.

3. Ablauf der Gesellschafterversammlung

Zu Beginn der Gesellschafterversammlung einer GmbH können ein Versammlungsleiter und ein Protokollführer bestimmt werden, dies ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Bei der SL hingegen muss zwingend immer ein Vorsitzender (Presidente) und ein Protokollführer (Secretario) bestimmt werden.

In Deutschland hat der Geschäftsführer grundsätzlich kein Recht, an der Gesellschafterversammlung teilzunehmen. Nur dann, wenn die Gesellschafter dies ausdrücklich verlangen, zB um ihnen Rede und Antwort zu stehen. Ganz anders in Spanien: Hier muss der Geschäftsführer der S.L. zwingend anwesend sein.

Auch wenn es vom Gesetz in Deutschland nicht ausdrücklich verlangt wird, empfiehlt es sich, alle gefassten Beschlüsse zu Beweiszwecken zu protokollieren. Nur in bestimmten Fällen müssen Beschlüsse notariell beurkundet werden, die eine Änderung der Satzung zur Folge haben. Bei der SL ist im Unterschied dazu gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Beschlüsse in einem Protokoll festgehalten werden müssen, das am Ende der Versammlung von der Gesellschafterversammlung genehmigt und sodann vom Sekretär mit Zustimmung des Vorsitzenden unterzeichnet werden muss. Dieses Protokoll muss danach in das amtliche Protokollbuch der Gesellschaft (libro de actas) übertragen werden. Jede spanische Handelsgesellschaft ist zur Führung eines solchen Protokollbuches verpflichtet. Soweit die Beschlüsse im Handelsregister eingetragen werden müssen (z.B. bei Kapitalerhöhungen) sind sie, wie in Deutschland auch, notariell zu beurkunden. Die notarielle Beurkundung erfolgt entweder auf der Grundlage des Sitzungsprotokolls oder einer vom Vorsitzenden und Schriftführer auszustellenden Bescheinigung (Certificación), in welcher die zur Beurkundung anstehenden Beschlüsse wiedergegeben werden.

4. Vertretung bei der Gesellschafterversammlung

Sofern die GmbH-Satzung nichts anderes vorsieht, darf sich jeder Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung durch einen mit Vollmacht ausgestatteten Vertreter vertreten lassen. Es genügt eine einfache schriftliche Erklärung und es bedarf keiner eigenhändigen Unterschrift. Die Nachricht muss nur den Namen des Vollmachtgebers enthalten. Folglich ist eine E-Mail oder eine SMS ausreichend.

Das spanische Gesetz ist nicht ganz so großzügig. Demnach kann ein Gesellschafter nur von folgenden Personen vertreten werden: Von seinem Ehepartner, von seinen Vorfahren und Nachkommen, von einem anderen Gesellschafter oder aber von einer Person, die im Besitz einer notariellen Generalvollmacht, bezogen auf die Verwaltung des gesamten in Spanien belegenen Vermögens der vertretenen Person, ist. Diese Vorschrift ist aber dispositiv, sodass die Gesellschaftssatzung weitergehende Regelungen enthalten kann.

Die Vollmacht muss immer schriftlich erteilt werden und gilt, wenn sie nicht notariell beglaubigt wird, nur für eine bestimmte genau zu bezeichnende Gesellschafterversammlung.

Wie man sieht ist bei Einberufung und Abhaltung einer Gesellschafterversammlung angeht äußerte Vorsicht geboten, gerade wenn es ev unzufriedene Mitgesellschafter gibt, sollte man es tunlichst vermeiden, durch Formfehler einer Anfechtung von Gesellschafterbeschlüssen Vorschub zu leisten.